従業員の入退室記録

QRコードを使って入室・退室記録を行えます

従業員の入退室記録をQRコードを使って運用する方法_キューRクラウド

入退室記録

会社や学習塾、保育園の送迎、クリニックの診察、会員制クラブ等で、あらかじめ特定メンバーにQRコードを割り付けて、社員証や診察券、会員メンバーカード等にQRコードを印刷して配布します。

出勤や来場時に、あらかじめ入場受付する場所に固定設置されたバーコードリーダーに各人がQRコードをかざしてもらえば、「誰が」「いつ」、QRコードをかざしたかの記録ができるようになります。

読取記録データが取得できれば、出勤回数、勤務時間、滞在時間などの必要な計算も可能になります。

  • 事務所への出退勤記録
  • 児童生徒の出欠記録
  • 患者の診察記録
  • 会員制クラブの来場記録

本ページでは、会社事務所への社員の出退勤記録を行う運用について紹介します。

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事前準備編

私は人事部に勤務し社員の出勤状態を管理する責任者です。社員の事務所に出勤時刻をQRコードを使って管理するため、キューRクラウドの一般モードを使って行うことにしました。

入口にインターネットに接続されたパソコンとUSBケーブルで接続したバーコードリーダをセットします。

なお、本ページでは、QRコードを使った事例を紹介しますが、ハーコードリーダーを使って読み取りされる場合なら、一次元バーコードを利用することも可能です。

セキュリティゲートに設置されたQRコードリーダーを使って、社員の入退室記録を管理するシステムを説明するイメージ図

事前準備

社員リストをExcelで作成します。1行目はヘッダ名(カラム名)、2行目以降にデータ内容を記載します。1列名の情報は「従業員番号」、「名前]にします。

作成した社員データリストをキューRクラウドでは定義リストと呼び、作成したファイル名を定義ファイル名と呼びます。社員データ.xlsxの名称でファイル保存しました。

従業員リスト.xlsxの名称でファイル保存しました。

従業員リストをExcelで作成

一般モード

社員番号は英数字で構成されているため、社員番号をそのままQRコード化するため、「一般モード」を使うことにしました。

キューRクラウドログインし、メニューから一般モードを選択します。

一般モードを選択

取り込み

メニュー → 一般モードから上段にある新規登録(Excel/CSV)をクリックします

一般モードから新規登録(Excel/CSV)をクリック

アップロード

エクセルで作成した2つの定義ファイル(従業員リスト・食事メニュ-リスト)をキューRクラウドに取り込みます。(取り込み操作はパソコンのみ対応)

ファイル取り込み(ドラッグアンドドロップ対応)

登録確認

定義リストがキューRクラウドに正しく取り込まれたことを確認します。

定義リスト名には取り込んだファイル名が反映(拡張子を除く)されています。Excelファイルで取り込んだ場合は1番目のシートの内容のみが登録されます。複数シートのデータが入っていても2番目以降のシート内容は無視されます。

定義リスト名には取り込んだファイル名が反映

QRコード作成

QRコードを作成します。

png一括生成ボタンを押すと、定義データ名の1列目の文字列がpngファイル名になったファイルがzip化されてダウンロードされます。

QRコードはpngファイル形式の他、CSVダウンロード機能を利用し、ラベルシール印刷機能を使ってシール化を行い、既存の社員証にQRコードシールを貼付するかなどの方法もあります。

QR発行ボタンを押してQRコードを生成

運用編

読取設備準備

入場口に、インターネットに接続されたパソコンとハンド型バーコードリーダーをUSBケーブルで接続します。

参考:ハネソルブログ「バーコードリーダーの設置と運用解説

受付カウンターに、インターネットに接続されたパソコンとハンド型バーコードリーダーをUSBケーブルで接続

入力画面

バーコードリーダー入力画面の一般公開用にオープンし、QRコードを読み取れる環境を整えます。

この画面が表示された状態でQRコードを読み取るだけでデータが登録されます。

バーコードリーダー入力画面_外部接続画面

従業員QR読取

従業員は自分のQRコードをバーコードリーダにかざして読み取りを行います。

従業員が自分のQRコードをバーコードリーダにかざす

従業員読取結果

従業員の情報が画面に表示されれば、読み取り完了です。

いつ、誰が、入場口でQRコードをかざしたのかの記録されています。

(以下、繰り返し)

画面に従業員情報が表示され、データベースに記録

集計と管理

読取データ

従業員の情報が画面に表示されれば、読み取り完了です。

いつ、誰が、入場口でQRコードをかざした記録を確認できます。

記録されたデータは、いつでもファイルでダウンロードができ、従業員の勤務時間の算出などの利用します。

いつ、誰が、入場口でQRコードをかざした記録を確認

入退室の記録では、誰が、いつQRコードをかざしたのかの時刻がデータ化されます。入場と退室の判断は、同一人物が一日2回記録されますので、1回目の記録が出勤時刻、2回目の記録が退勤時刻となりますので、これらのデータを加工し、従業員の出勤状況を把握する運用が想定されます。

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QRコード管理プラットフォームサービス

QRコード業務効率化を簡単に実現できるプラットフォームサービス「キューRクラウド」では、エクセル1行単位でQRコードが作成でき、QR読み取り記録もリアルタイムでクラウド管理できるWebサービスです。こちらも無料でお使いいただけます。