キューRクラウド

イベント会場受付

パターン別でQRコード管理方法を紹介

キューRクラウドの使い方事例集

イベント受付(更新モード)

受付システムには様々パターンがあります。会場に受付デスクを設置できる場合もあれば、机の準備が困難な屋外でのイベント受付もあります。人に対しQRコードを付与することで、不特定多数の方に対し現地で参加確認を迅速に行うことが可能になります。

イベント会場受付
会員様向け入場確認
送迎バス乗客者受付

それぞれ目的は違いますが、システム的な動作フローはすべて同じです。予め対象者に参加確認用QRコードを発行し、受付当日、参加者から提示されたQRコードを読み取ることで「誰が」「いつ」訪問したのかを瞬時に確認することが目的となります。ここでは予め決まったメンバーに対してセミナーを開催するシーンを例に挙げて紹介します。

会場を借りて技術セミナーを開催することになりました。当日会場にてセミナー参加者の出欠確認をスピーディに行いたいと考え、キューRクラウド更新モードを使って出欠確認を行うことにしました。

STEP1

イベント出席者リストをExcelで作成します。1行目はヘッダ名(カラム名)、2行目以降にデータ内容を記載します。

1列名の情報はQRコード発行時のキー値情報となります。サンプルのケースではイベントに出席される方の名前をキー値としました。

作成したデータリストをキューRクラウドでは定義リストと呼び、作成したファイル名を定義ファイル名と呼びます。技術セミナー出席者リスト.xlsxの名称でファイル保存しました。

CSV形式(カンマ区切り、UTF-8、BOMなし)で作成することもできます。サンプルデータ

データ数制限として1ファイルあたり列数は20列、行数は無料ユーザが50行、有償ユーザなら500~2000行までキューRクラウドに登録できます。

Excelファイルの準備

STEP2

キューRクラウドログインし、メニューから更新モードを選択します。

STEP1で作成した定義ファイルをキューRクラウドに取り込みます。 (取り込み操作はパソコンのみ対応)

ファイル取り込み

STEP3

定義リストがキューRクラウドに正しく取り込まれたことを確認します。

定義リスト名には取り込んだファイル名が反映(拡張子を除く)されています。Excelファイルで取り込んだ場合は1番目のシートの内容のみが登録されます。複数シートのデータが入っていても2番目以降のシート内容は無視されます。

定義ファイルリスト確認

STEP4

定義リスト名をクリックするとデータ内容が閲覧できます。想定通りにデータが登録されているかを確認します。

定義リスト内容が想定と異なっていた場合はキューRクラウドから一度削除してからもう一度アップロードをやり直します。再登録操作は何度でも可能です。

同時に登録できる定義ファイル数は無料ユーザは5ファイルまでですが、有償ユーザなら500~無制限となります。

定義ファイルのデータ確認

STEP5

STEP4の定義リスト内にある鍵閉マークのQR発行ボタンを押してQRコードを生成します。

サンプルでは一番目のデータの奥田 杏さん用のQRコードを生成して、QRコード表示用のURLを奥田 杏宛にメールで送信することにします。

定義ファイルのデータ確認

STEP6

メール送信ボタンを押すとメール送信専用フォームが別ウインドウで開きます。定義リストにメールアドレス(@マークが含んだ文字列)が含まれていると自動で送信先メールアドレス欄に入力されます。

奥田 杏さん用のQRコード表示用URLが表示されています。その他文章は必要に応じて作成します。送信ボタンを押すとキューRクラウドから奥田 杏さん宛にメールが送信されます。

メール送信フォーム

STEP7

イベント会場の受付で参加者の奥田 杏さんからメール送信したURLからWebブラウザで表示されるQRコードを提示してもらいます。

受付でQRコードを提示

STEP8

お手持ちのスマートフォンからキューRクラウドにログイン操作※6を行った後、奥田 杏さんから提示されたQRコードをスマートフォンアプリを使ってスキャン(読み取り)します。

スキャンすると画面上に奥田 杏さんの情報が表示されるので、その場でご本人確認を行うことができました。

※6 セキュアモード用QRコードを参加者にメール送付したため

QRコードをスキャン

STEP9

キューRクラウド読取データから出席者の受付状況をスマートフォンで確認します。

サンプルでは奥田 杏さんのQRコードがスキャン回数が確認※7できました。

※7 複数回、同じQRコードをスキャンすると、スキャン回数が更新されていきます
QRコードをスキャン

STEP10

イベント終了後、パソコンからキューRクラウドにログインして読取データをExcel形式でファイルダウンロードを行って参加者情報を保存しました。

スキャン情報をファイルダウンロード

ご紹介したサンプルでは予め参加者リストが完成してる場合を想定していますが、参加者をWebフォームから事前登録を行い、申し込みから直接QRコードの発行とメール通知を行う機能も共通デザインとして標準実装可能です。詳しくは「お問い合わせくださいください。