QRコードでイベント受付を始める前に
費用・準備・導入方法を最初に確認
イベントの開催日が決まり、来場予定人数もおおよそ分かっている。当日はQRコードを使って、できるだけ円滑に受付したい。
ここまでは決まっていても、「何を準備すればよいのか」「どのくらい費用がかかるのか」「自社で設定できるのか」が分からないケースは少なくありません。
最初にすべての機能を決める必要はありません。まずは、自社で運用する範囲と、ハネソルへ依頼する範囲を整理します。
最初に決めたいのは、どの機能を使うかよりも「どこまで自社で行うか」です
すべてが決まっていなくても構いません。決まっている情報をもとに、必要な準備と導入方法を整理できます。
Excel・CSVの名簿をキューRクラウドへ登録し、参加者ごとのQRコードを発行します。WEB申込フォームを新たに作る必要はありません。
WEBフォームから参加者情報を登録し、受付完了時に参加者ごとのQRコードを自動発行・通知します。
参加者データ登録 → 個別QRコード発行 → メール・印刷などで配布 → 当日の受付 → 来場記録の確認
| 導入方法 | 向いているお客様 | 費用イメージ |
|---|---|---|
| セルフ運用 | 自社で設定、事前テスト、QRコード配布、当日運用を行える | 月額16500円（税込） |
| 必要な部分だけ依頼 | WEBフォーム作成、データ登録、機器選定、追加機能など一部を依頼したい | 月額料金＋個別見積 |
| 導入・運用支援 | 導入設計、設定、データ準備、テストなどをまとめて依頼したい | 初期費用10万円より＋月額料金 |
月額16500円のビジネスプランでは、一般的なイベント受付に必要な機能をご利用いただけます。自社で対応できない作業や標準機能にない要件がある場合は、必要な部分だけ個別にご依頼いただけます。
導入・運用支援の費用は、来場者数、作業範囲、開催までの期間、追加開発や当日支援の有無によって変わります。
100名だから安く、1000名だから高くなるとは限りません。費用を大きく左右するのはハネソルがどこまで作業を担当するかです。
| 参加者の準備 | Excel・CSV名簿の取り込み、WEB申込フォーム、参加者ごとのQRコード発行 |
|---|---|
| QRコードの配布 | 個別メール通知、一斉メール配信、画像ダウンロード、PDF入場証の個別対応 |
| 当日の受付 | スマートフォン、PC＋バーコードリーダ、複数スタッフ・複数端末での同時受付 |
| 受付管理 | 二重受付の確認、入退場記録、リアルタイム集計、CSV・Excel出力 |
| 個別対応 | 独自フォーム、画面・帳票、外部システム連携などの追加開発 |
受付機器の選定については「QRコードの読み取り方法・機器選定ガイド」をご覧ください。
キューRクラウドのすべての機能を理解してから、イベント受付を始める必要はありません。
今回のイベントで使いたい機能だけを選び、その操作方法だけを覚えていただければ運用を始められます。利用しない機能や設定まで、最初から覚える必要はありません。
例えば参加者名簿がある場合は、名簿登録、QRコード発行・配布、当日の読み取り、来場記録の確認だけで受付できます。自社のWEBフォームを使う場合は、QRコード発行と当日の受付だけを利用することもできます。
次回のイベントで新たな要望が出たときに、WEB申込、メール配信、入退場管理、リアルタイム集計などの利用範囲を広げられます。
使いたい機能だけを選び、必要な操作だけを覚える。小さく始めて、必要になったときに利用範囲を広げられます
| キューRクラウドが向いている | 他のサービスも検討した方がよい |
|---|---|
| 費用を抑えてセルフ運用したい | イベント運営全体の完全委託を希望している |
| 必要な機能だけを利用したい | 大規模イベント専用の全部入りパッケージが必要 |
| 既存のExcelやWEBフォームを活かしたい | ISMS・プライバシーマーク取得が必須 |
| 自社で難しい部分だけ支援や開発を依頼したい | 全国各地への現地スタッフ派遣が必須 |
キューRクラウドでは、通信の暗号化、WAF、バックアップ、不正アクセス対策、パスキー認証、アクセス制御など、WEBサービスとして必要な技術的対策を実施しています。
一方、ISMSやプライバシーマークなど、第三者認証の取得を発注条件としている場合、現時点では条件を満たせません。第三者認証が必須の場合は、認証取得済みの他社サービスも含めてご検討ください。
セキュリティチェックシートへの個別回答、社内審査用資料の作成、打ち合わせ対応などが必要な場合は、作業内容を確認のうえ有償で対応します。
詳しい対策は「キューRクラウドのセキュリティ」をご確認ください。
Excel名簿の登録からQRコード発行、当日の読み取りまで「イベント受付の具体的な使い方」で確認できます。
名簿、WEBフォーム、端末台数、二重受付、大規模運用などは「イベント受付の疑問・悩みを解決するガイド」から探せます。
開催日、来場予定人数、名簿の有無、WEB申込の要否、希望する支援範囲、想定予算など、決まっている範囲をお知らせください。
業務効率化をQRコードを使って簡単に導入できるWEBデータベース「キューRクラウド」を使った導入事例をご紹介します。
