個人情報を預けないQRコード運用
識別IDだけで入退場を記録、個人情報との照合はお客様の環境で実施
QRコードを使ったイベント来場者受付や入退場管理では、読み取り時に名前を画面へ表示したり、キューRクラウド上で個人情報と照合したりせずに運用する方法があります。
お客様が管理する名簿とキューRクラウドの記録を識別IDで分けておき、必要な集計をお客様の環境で行います。受付時に必要なのが「登録されたIDの人が読み取られたか」という記録であれば、名前などをクラウドへ登録せずに運用できます。
識別IDは、お客様が管理する名簿とQRコードを結び付けるためのキーです。名前やメールアドレスの代わりに、推測されにくく、名簿内で重複しないIDを使用します。
名前や所属などの個人情報は、社内PC、社内サーバ、Excelファイルなど、お客様が定める場所で管理します。名簿の各対象者には、他の人と重複しない識別IDを割り当てます。
キューRクラウドには、受付対象者を識別するIDのみ登録して、QRコードを発行します。IDには、名前や社員番号など、本人を推測しやすい情報はクラウドにはアップロードしません。
受付でQRコードを読み取ります。読み取り日時、読み取り場所、運用に応じた記録者だけ管理します。読み取り時に名前を画面へ表示しない運用となります。
読み取り履歴をCSVで出力し、お客様の名簿と識別IDと突合させます。突合後の集計・保管・利用は、お客様の社内ルールに沿って行います。
照合後の一覧は、読み取り履歴を基準に作成します。名簿に載っていても読み取り履歴がない人の行は追加せず、同じIDが複数回読み取られた場合も記録を残します。
読み取り履歴にあるIDが名簿に見つからない場合も、読み取り記録はそのままとし、行の名前や所属などは空欄のままとなります。
CSV結合ツールは、キューRクラウドにログインメニューから無料ダウンロードできます。お手元のパソコン上だけで動作し、インターネット接続なしでご利用いただけるローカル専用WEBアプリです。
イベントの事前申込などで個人情報を集める場合、GoogleフォームやMicrosoft Formsなど、お客様が管理する外部フォームサービスを利用する方法があります。
申込者情報はお客様の管理環境に保管し、各申込者に一意の識別IDを割り当てます。そのIDを使ってQRコードを準備し、キューRクラウドには識別IDを登録します。
フォーム回答とQRコードのIDが確実に対応するよう、IDの発行、回答データへの付与、QRコードの配布までの手順を事前に決めておくことが大切です。
識別IDだけを保存する構成でも、お客様が持つ名簿などと照合して個人を特定できる場合があります。適用される法令や社内規程、アクセス権限、保存期間などを確認し、お客様の管理方針に沿ってご利用をお願いします。
キューRクラウドに名前などの直接識別情報を登録しない運用は選べますが、IDと記録の取り扱いについては、導入前にお客様の個人情報保護方針やセキュリティ要件をご確認ください。
業務効率化をQRコードを使って簡単に導入できるWEBデータベース「キューRクラウド」を使った導入事例をご紹介します。
